繼上一篇Endnote進階功能 – 投稿之路的好朋友(1) 說明如何使用Endnote快速更改文章中的引用後,這一篇是說明如何修改文章後面的參考文獻(References)。舉例來說,我的工作大部份要使用APA 6 的文獻格式 (如下圖),但是期刊往往對於作者名字的顯示與縮寫、文章標題設定、期刊顯示方式、卷期與頁數的顯示、是否有DOI… 方面有不同的要求。以前沒有使用Endnote時,一篇動輒五、六十篇文獻的文章,改這些格式就要大約二個工作天了。而Endnote的設定,幫助我可以大概花一個小時左右完成修訂。(當然,再加上檢查與校對的時間,還是可能會花上一個工作天。)

在進入修改前,要先開啟樣式管理(Style Manager):由Edit/Output Styles/Open Style Manager 開啟樣式管理對話窗(下圖左)。然後選取一個最接近你要修改的樣式,通常期刊的作者說明文件上面會註明。像我最常碰到的就是 APA 6th。接著按下對話窗右邊中間的”編輯”按鈕。

   

這樣就可以開啟如下圖的管理對話窗了。我會建議大家在開始修改前,先另存新檔,以維持系統的預設格式。我通常會另存後在該格式後面加上期刊的縮寫,例如: 「APA 6th-ASQ」。

    

1、修改”作者”的相關設定

在期刊中有關作者的要求包含: (a) 作者是 “名 姓”,或是”姓, 名”; (b)有時第一作者會與二、三、四、五作者不同,像是第一作者為 “姓, 名”,而其他作者是”姓, 名的第一字母; (c)所列出的作者數(我目前有遇過最多只能六人的)。這些小小的不同,卻真的可以讓手動校正變成惡夢。在Endnote X7裡面,只需要進到Style Manager裡面,做一些校正就可以很快完工。

a. 作者姓名的相關設定

在樣式管理左邊的列表中,找到 “Author Name” ,就可以看到右邊可以設定第一作者、其他作者的姓名顯示樣式。以第一作者為列,下拉式選單有三個可以選,分別是”名+姓” (Jane Smith)、”姓, 名” (Smith, Jane)以及 “姓+名” (Smith Jane),就可以照期刊格式要求選取。苐二行是其他作者的姓名格式,也是一樣下拉選取。

神奇的是最後一行的”Initials”! 大家一定有發現,外國人的名字常常會有二個字,而期刊有的要求作者名字要出現各式各樣的顯示方式:全部名字、只出現姓(名通通不要)、只有姓,其他縮寫。這些就是”Initials”這一行的功能了! 請直接用下拉式的方式就可以選擇符合期刊要求的了。

  

b. 文章作者人數以及顯示方式的設定

一篇文章很很有一位以上的作者,期刊有的要求比較細的,會要求到作者名字間的分隔符號是什麼,就是”Author List”的第一項設定。還有規定最多顯示幾位作者,如果超過的話,要用些符號代替的,就是在”Author List”的第二個區塊。最後,如果一位作者出現不止一篇的話,該如何顯示,也是在”Author List”裡面設定唷。

 

(未完… 請待續…)